La Contabilidad Electrónica consiste en el registro de las operaciones, las cuales deberán estar amparadas por los comprobantes en formato XML, que cumplan con todos los requisitos de estructura que el SAT emita.
Para poder realizar el registro de la contabilidad y cumplir con esta obligación, es necesario configurar tu sistema de registro actual con las claves estandarizadas emitidas por la autoridad, algunas de las listas que deben estar asociadas en tu sistema son:
Catálogo de cuentas. No es necesario realizar modificaciones a tu catálogo, basta con colocar el Código Agrupador a cada cuenta contable, aún cuando esta tenga un registro anual.
Cuentas de Orden. Anualmente deberás reconocer en tu Contabilidad las cuentas fiscales como CUCA, CUFIN y Ajuste Anual por Inflación (Acumulable o Deducible). También existe un Código para éstas cuentas.
Lista de artículos. En todas tus facturas deberás identificar tu producto o servicios con alguna de las claves que se encuentren en la lista publicada, son más de 54,000 claves, por lo que te recomendamos usar el buscador de la página oficial.
Lista de bancos. Otro de los documentos asociados son los Recibos Electrónicos de Pago (REP), para ello también deberás asociar tu catálogo de cuentas bancarias con la clave del Banco, que se le haya asignado a cada Institución.
En la actualidad los sistemas contables ya cuentan con la función para asociar los archivos XML en los registros de las operaciones en cada póliza, y poder emitir tu Catálogo de Cuentas y Balanza de Comprobación en formato XML.
Si no cuentas con un Sistema que te permita generar estos archivos, en el portal del SAT encontrarás aplicaciones gratuitas para generarlos.
La obligación consiste en enviar, a través del Buzón Tributario los siguientes archivos:
Catálogo de Cuentas. Se envía por primera ocasión y mensualmente si sufre alguna modificación.
Balanza de Comprobación. Se envía mensualmente y una ajustada, considerando los asientos de ajuste de la Declaración Anual.
Pólizas y Auxiliares. Se envían a solicitud de la Autoridad
¿Quiénes están obligados?
Los obligados a la presentación de esta información son:
- Personas Morales.
- Personas Morales con fines No Lucrativos, excepto Entidades de Gobierno y Sindicatos, a menos que realicen Actividades Empresariales.
- Donatarias Autorizadas
- Personas físicas con Actividad Empresarial, Servicios Profesionales, Arrendamiento Régimen de Incorporación que no utilicen la herramienta Mis Cuentas.
Si tú o tu empresa aún no ha realizado el envío de éstos archivos o quieren saber si lo están haciendo de forma correcta, puedes contactarnos y te asesoramos, te acompañaremos en la implementación y hasta el envío.
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